Розділ і. Розпорядчі документи

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням поділяються на такі групи:

• 1.1. Документи колегіальних органів.
• 1.2. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповідні, звіти, плани роботи, оголошення, телеграми, телефонограми).
• 1.3. З кадрово-контрактних питань (автобіографія, заяви та накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти).
• 1.4. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення).
• 1.5. Організаційні (інструкції, положення, статути, правила)
• 1.6. Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

Розпорядчі документи — це документи, які укладаються відповідно до нормативно-правових актів. Жоден з цих документів не може містити положень, що суперечать закону.

Накази — це найпоширеніший вид документів, які застосовують у сфері управління. Накази видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Створюється він на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням накази поділяють з ініціативних питань та з особового складу.

Вказівки — це розпорядчий документ, який видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ: це може бути керівник установи, головний інженер, директор дочірньої фірми тощо. Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, що пов’язані з виконанням наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

Ухвали — під ухвалою як розпорядчим документом розуміють правовий акт, що приймається місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв’язання найважливіших питань їх компетенції. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами тощо).

Розпорядження — це акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції. Мають обов’язкову силу для громадян чи організацій, кому вони підпорядковуються.

Рішення — як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій, міністерств і відомств, наукових рад тощо. Його текст складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина покликана пояснювати, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко цитується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Якщо розпорядча частина припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, то вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Основними реквізитами розпорядчих документів є:

• 1. Назва організації і документа.
• 2. Дата.
• 3. Місце видання.
• 4. Заголовок до тексту.
• 5. Текст.
• 6. Підпис.
• 7. Печатка.

Розпорядчі документи друкуються на папері формату А4. Для розміщення реквізитів використовується вісім положень табулятора.

Розпорядчий документ НАКАЗ (додаток № 1).

Реквізити наказу:

• 1. Назва документа;
• 2. Дата;
• 3. Місце видання;
• 4. Номер;
• 5. Заголовок до тексту;
• 6. Текст;
• 7. Підпис.
• 1. Відступити 3-и інтервали та почати друкувати назву документа. Назва документа надрукувати великими літерами, пропорцевим способом.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

НАКАЗ.

2. Відступити 1,5 інтервали та почати друкувати дату та номер документа. Дата документа друкується з 0-го положення табулятора, а номер документа з 6-го положення табулятора.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

від «___"_______________2011р. №_________.

Надрукувати заголовок до тексту. Якщо заголовок великий, то він ділиться (за змістом) на кілька рядків.

Між кожним рядком робимо проміжок в 1 інтервал. Заголовок розміщуємо пропорцевим способом (від 0-го положення табулятора). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відступаючи 2 інтервали від заголовка, друкуємо текст. Кожний абзац друкуємо від першого положення табулятора (1,25 по лінійці MS WORD).

3. Відступити від тексту 3-и інтервали та надрукувати реквізит «назва посади керівника» від 0-го положення табулятора, розшифровку цього реквізиту друкуємо від 6-го положення табулятора.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

Начальник управління О. В. Пастовенський освіти і науки.

• (положення табулятора) Додаток № 1
• 0 1 2 3 4 5 6 7
• (лінійка редактора WORD)
• 0 1,25 3,75 6 8 10 12 14

НАКАЗ управління освіти і науки Житомирської облдержадміністрації.

від «___"_______________2006р. №_________.

Про списання кредиторської заборгованості.

Відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98р. № 90 (зі змінами і доповненнями) та наказу Державного казначейства України від 08.05.2001р. № 73 «Про затвердження Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув» наказую:

• 1. Списати з балансу управління освіти і науки кредиторську заборгованість, строк позовної давності якої минув, з обліку по спеціальному фонду, в сумі 3379,14грн. яка виникла за рахунок внесків батьківських коштів за підручники (яка виникла).
• 2. Сектору з бухгалтерського обліку та звітності (головному бухгалтеру Ковальчук А.В.) провести необхідні розрахунки.

Начальник управління О. В. Пастовенський освіти і науки Розпорядчий документ ВКАЗІВКА (Додаток № 2).

Реквізити вказівки:

• 1. Герб;
• 2. Назва місцевої Ради народних депутатів;
• 3. Місце видання;
• 4. Назва виду документа;
• 5. Дата;
• 6. Заголовок;
• 7. Текст;
• 8. Підпис;
• 9. Печатка.
• 1. Відступити 3-и інтервали та почати друкувати назву документа. Назва документа надрукувати великими літерами, пропорцевим способом.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

ВКАЗІВКА.

2. Відступити 1,5 інтервали та почати друкувати дату та номер документа. Дата документа друкується з 0-го положення табулятора, а номер документа з 2-го положення табулятора.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

№ 123/45−58 27.06.11.

Надрукувати заголовок до тексту. Якщо заголовок великий, то він ділиться (за змістом) на кілька рядків.

Між кожним рядком робимо проміжок в 1 інтервал. Заголовок розміщуємо пропорцевим способом (від 0-го положення табулятора). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відступаючи 2 інтервали від заголовка, друкуємо текст. Кожний абзац друкуємо від першого положення табулятора (1,25 по лінійці MS WORD).

3. Відступити від тексту 3-и інтервали та надрукувати реквізит «назва посади керівника» від 0-го положення табулятора, розшифровку цього реквізиту друкуємо від 6-го положення табулятора.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

Фінансовий директор об'єднання А. Г. Шпак.

• (положення табулятора) Додаток № 2
• 0 1 2 3 4 5 6 7
• (лінійка редактора WORD)
• 0 1,25 3,75 6 8 10 12 14

МІНІСТЕСТВО ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ КРІВОРІЗЬКЕ ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ ПО ВИДОБУТКУ ВУГІЛЛЯ ВКАЗІВКА.

№ 123/45−58 27.06.11.

м. Кривий Ріг Про проведення комплексної ревізії.

діяльності Управління по монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання З метою виконання затвердженого плану проведення документальних ревізій.

ЗОБОВ’ЯЗУЮ:

• 1. Провести документальну комплексну ревізію виробничої та фінансово-господарської діяльності Управління по монтажу, демонтажу і ремонту шахтного обладнання за період з 27 червня 2011 року по 27 червня 2011 року.
• 2. Доручити проведення ревізії комісії у складі:

Малишко Н.М. — ст. інженер КРВ (голова комісії),.

Костиря К.К. — гол. гірник виробничої дирекції,.

Масюк С.Б. — ст. інженер ВТК.

• 3. Директору шахтоуправління Голубу Ю. М. забезпечити включення до складу ревізійної бригади кваліфікованих бухгалтерів матеріального та розрахункового відділів.
• 4. До ревізії приступити 27 червня 2011 року. Про результати доповісти 02 серпня 2011 року.

Фінансовий директор об'єднання А. Г. Шпак Розпорядчий документ УХВАЛА (Додаток № 3).

Реквізити ухвали:

1. Назва установи;

2. Назва виду документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Заголовок до тексту;

6. Текст;

7. Підпис.

1. Відступити 3-и інтервали та почати друкувати назву документа. Назва документа надрукувати великими літерами, пропорцевим способом. Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

УХВАЛА.

2. Відступити 1,5 інтервали та почати друкувати дату та номер документа. Дата документа друкується з 0-го положення табулятора, а номер документа з 2-го положення табулятора.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

24.05.2011 № 24/6−89.

3. Надрукувати заголовок до тексту. Якщо заголовок великий, то він ділиться (за змістом) на кілька рядків.

Між кожним рядком робимо проміжок в 1 інтервал. Заголовок розміщуємо пропорцевим способом (від 0-го положення табулятора). Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відступаючи 2 інтервали від заголовка, друкуємо текст. Кожний абзац друкуємо від першого положення табулятора (1,25 по лінійці MS WORD).

4. Відступити від тексту 3-и інтервали та надрукувати реквізит «назва посади керівника» від 0-го положення табулятора, розшифровку цього реквізиту друкуємо від 6-го положення табулятора.

Наприклад:

• 0 1.25 3.75 6 8 10 12 14
• 0 1 2 3 4 5 6 7

Голова виконкому М.І.Петренко Секретар Виконкому М. Ф. Волощук.

• (положення табулятора) Додаток № 3
• 0 1 2 3 4 5 6 7
• (лінійка редактора WORD)
• 0 1,25 3,75 6 8 10 12 14

Старокиївська районна Рада народних депутатів Виконавчий комітет УХВАЛА м. Київ.

24.05.2011 № 24/6−89.

Про затвердження списків підприємств, організацій і установ району для надання житлової площі громадянам, які перебувають на квартирному обліку Розглянувши списки для надання житлової площі працівникам підприємств, організацій та установ Старокиївського району і пропозиції житлової комісії. Керуючись «Положенням про порядок надання житлової площі в Україні», виконком УХВАЛИВ:

Пану Сімакову В.Г., провідному інженеру, який працює в тресті «Укррадгоспспецбуд» з 2004 року, мешкає за адресою: Київ-012, вул. Зодчих, 30, кв. 280, займає одну кімнату площею 14,2 кв. м у двокімнатній квартирі (із підселенням), де на вказаній площі проживає чотири особи, для сім'ї у складі:

• 1. Сімакова Василя Сергійовича — заявника,
• 2. Сімакової Наталії Володимирівни — дружини, виділити однокімнатну квартиру по вул. Банківській, 10, житловою площею 18 кв. м згідно з чергою № 5 з 1999 року.

Голова виконкому М.І.Петренко Секретар Виконкому М. Ф. Волощук Довідково-інформаційні документи.

Протокол — це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

• — стислими — містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;
• — повними — назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;
• — стенографічними — дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

• 1. Назва документа.
• 2. Номер.
• 3. Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).
• 4. Назва підприємства, організації.
• 5. Дата й місце проведення зборів.
• 6. Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).
• 7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).
• 8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).
• 9. Текст.
• 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.
• 11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Приклад протоколу Відкрите акціонерне товариство «Будівельник».

ПРОТОКОЛ № 12.

2011 р. м. Харків засідання ради директорів Голова Журавльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М. Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

Порядок денний:

• 1. Про створення СП «Траст компані» (доповідач — генеральний директор Аверинцев М. Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).
• 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

СЛУХАЛИ:

1. Про створення СП «Траст компаній (доповідач — генеральний директор Аверинцев М. Д., директор СП «Інвест» Дж. К. Лі).

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).

Дж. Кеннет Лі (текст доповіді додається).

Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збуту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ.

УХВАЛИЛИ:

• 1.1. До 16.01.2011 р. підготувати всі необхідні для створення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2011 р. (відповідальний — Закіров Р.Т.).
• 1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрям-ків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2011 р. (відповідальний — Лівощенко І.К.).

СЛУХАЛИ: 2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О. Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О. Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком, підтримую кандидатуру Наконечного О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О. Л. виконавчим директором СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Голова (підпис) О. Я. Журавльов Секретар (підпис) К. Г. Корженевська Витяг з протоколу.

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу з протоколу:

• 1. Назва й номер документа.
• 2. Назва колегіального органу, засідання, наради.
• 3. Дата.
• 4. Питання порядку денного.
• 5. Текст з цього питання.
• 6. Підписи голови й секретаря.

Приклад Витяг з протоколу № 12.

засідання ради директорів ВАТ «Будівельник».

від 2.12.2011 р.

Голова Журавльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М. Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.

Відсутні: Зальцберг М.І. (у відрядженні).

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

СЛУХАЛИ:

2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчого директора СП «Будмен» Наконечного О. Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О. Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечного О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О. Л. виконавчим директором СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Оригінал протоколу підписали:

Голова (підпис) О. Я. Журавльов Секретар (підпис) К. Г. Корженевська.

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

• · документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);
• · документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.