Розділ 1. Поняття та суть кадрової служби

кадровий служба управління персонал.

Види кадрових служб та їх чисельність

Кадрова служба — сукупність спеціалізованих структур та підрозділів керівнику установи, котрий і здійснює керівництво своїми підлеглими разом із зайнятими в них посадовими особами, що мають керувати персоналом в рамках кадрової політики. На стадії формування організації важливо розробити таку систему збирання, використання й зберігання кадрової інформації, яка б з одного боку, відповідала запроектованій структурі організації, а з іншого — була достатньо гнучка до можливих змін у майбутньому.

В тенденціях, які стали характерними для західних компаній, можна відмітити не тільки абсолютне, а й відносне зростання чисельності співробітників кадрових служб. Так у Японії дві тисячі працівників припадає близько тридцяти працівників кадрової служби [14, c. 42−43].

У вітчизняній практиці управління існують такі види кадрових служб:

управління розвитку трудових ресурсів — в міністерствах та відомствах;

управління соціального планування — в концернах та на промислових об'єднаннях;

департамент управління персоналом — в корпораціях, трестах;

відділ роботи з персоналом — у держадміністраціях, виконкомах місцевих рад та органах управління громадськими організаціями;

відділ або сектор кадрів — в організаціях, установах чи на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за роботу з персоналом може покладатися на секретаря або спеціально виділену для цього особу. В невеликих недержавних структурах має також поєднання основних функціональних обов’язків і функцій з роботи персоналом, наприклад поєднання функцій бухгалтера із розрахунків та інспектора з кадрів.

Кількісний та якісний склад служб управління персоналом визначається організаційно-штатними структурними і статутом організації. Особливістю системи підбору кадрів працівників кадрової служби є те, що:

В ній присутні працівники різних професій, але всі вони соціальні працівники;

Важливим є забезпечення стабільності служби;

Кваліфікація співробітників служби мусить бути основним засобом завоювання довіри до організації.

У своїй роботі кадрова служба має керуватися законами та підзаконними актами України, що встановлюють порядок організації і діяльності управлінського апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань управління кадрами, Кодексом законів про працю України, державними стандартами та іншими чинними нормативами щодо роботи з персоналом, типовими положенням про кадрову службу, відповідними інструкціями, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками керівника.

Основні обов’язки кадрових служб регламентуються Положенням про кадрову службу, яке розробляється відповідно до «Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади», що затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 р. № 912 [3].

Положення про конкретну кадрову службу затверджує керівник підприємства, воно має передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Побудова кадрової служби установи повинна ґрунтуватися на системному підході; оптимальному поєднанні централізації і самостійної діяльності первинних підрозділів; визначення функцій, обов’язків, прав і відповідальності керівника служби до роботи інших підрозділів установи.

Факторами, які визначають організаційну будову кадрової служби, можуть бути:

масштаби підприємства і способи досягнення поставленої перед ним мети;

обсяг та асортимент випуску продукції;

вид діяльності, тип організації (завод, транспортне підприємство) та специфіка завдань;

форма власності (державна, приватна, кооперативна);

фінансовий стан;

стадія розвитку організації;

загальна кількість працівників та кількість підрозділів;

територіальне розміщення підрозділів та обсяг робіт;

кількість рівнів прийняття рішень та норми управління;

прийнята система документування й організації руху документів;

рівень механізації і автоматизації процесів роботи з документами;

традиції та стереотипи.

Залежно від зовнішніх чинників підрозділи кадрової служби можуть об'єднуватися, але за умови врахування всіх аспектів діяльності установи.

Ефективність роботи кадрових служб і обмеження зростання кількісного складу пояснюються двома чинниками:

переведенням роботи з кадрами на сучасну технічну базу;

розвитком управлінської інфраструктури, яка допомагає у виконанні найбільш складної кадрової роботи.

Кадрова служба може включати такі підрозділи: керівник кадрів та формування кадрового резерву; підготовки та підвищення кваліфікації кадрів; відділ з роботи з робітничими кадрами; відділ соціального забезпечення та безпеки життєдіяльності. До кадрової служби можуть входити: група реєстрації документів; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи з документацією, група розгляду листів (скарг); бюро перепусток. В штатному розписі повноцінної кадрової служби передбачаються також посади соціолога, психолога, медичного працівника.

При визначенні якісно складу кадрових служб необхідно враховувати назви посад, передбачених для цієї служби. Так, згідно з Національним класифікатором України ДК 003−2005 «Класифікатор професій» можуть бути встановлені такі посади для служби управління персоналом: директор з кадрів та соціальної політики; начальник відділу кадрів; менеджер з кадрів; завідуючий відділу персоналу і трудових відносин; інспектор з підготовки кадрів; інспектор з кадрів; фахівець з питань зайнятості (хендхантер) [3].

Для розрахунку чисельності працівників підрозділів установ і організацій Міністерством праці та соціальної політики України можна скористатись збірником «Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів» [2].

Пронормувати роботи з ведення кадрового діловодства також можна, використовуючи «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию». Цей нормативний документ не тільки охоплює більшу кількість видів робіт, зазначених у першому, а й містить норми на роботи з автоматизованого обліку документів, роботу з факсом тощо.

Розрахунки кількості працівників кадрової служби можна виконати на підставі запропонованих Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України норм оперативного часу на основні види діловодних робіт (складання та веденням номенклатур справ, оброблення, реєстрація та обліку документів, роботи із контролю виконання документів, створення та ведення реєстраційних картотек, формування та оформлення справ, оцінка наукової та практичної цінності документів, складання річних розділів описів, передавання справ до архіву організації) та відповідної методики їх проведення.

Водночас відповідно до п. 3.ст.64 Господарського кодексу України установа має право самостійно визначати свою організаційну структуру [1].