Оформлення заявки на проведення експертизи

Заявка на проведення експертизи подається постачальником, одержувачем товарів, транспортною організацією або призначається рішенням арбітражу, який розглядає позов по певній товарній партії.

Схема подання заявки:

• — завчасно, до укладання замовником експертизи договору нам поставку продукції,
• — завчасно, але після укладання замовником експертизи договору нам поставку продукції,
• — заявка на термінове проведення експертизи.

Реквізити заявки:

• Ш Дані про замовника експертизи: назва, адреса і телефон, дата, прізвище відповідальної особи,
• Ш Банківські реквізити замовника (письмова форма),
• Ш Дані про товар: найменування, кількість, місцезнаходження товару,
• Ш Завдання експертизи (чітко визначене).

У заявці зазначаються дата та номер виклику експерта, а також дані про виклик постачальника, об'єм товарної партії та метод дослідження. Якщо при проведенні експертизи потрібно застосувати метод руйнуючого контролю, то в заявці повинна бути згода замовника на руйнування зразка товару в кількості, передбаченій НД. Доцільно, щоб замовник у заявці визначив найбільш зручні для нього дні та години з’явлення експерта, а також дав гарантію та вказав форму оплати усіх витрат на експертизу, включаючи витрати на відрядження, якщо експертиза відбувається в іншому населеному пункті.

Заявка повинна бути підписана керівником і головним бухгалтером. Підписи завіряються дійсною печаткою. Заявка може бути передана у письмовій і/чи усній формі. Письмова заявка може бути відіслана з кур'єром, поштою, телеграфом або з використанням засобів електронного зв’язку. Усна заявка передається телефоном як разова заявка із зазначенням конкретної мети завдань експертизи.

Обидві форми заявок можуть використовуватися для всіх видів товарів, але для продуктів, які швидко псуються, доцільніше передавати заявку телефоном, оскільки за такої форми передачі скорочується час між викликом і прибуттям експерта.

При проведенні експертизи товарів, призначеній арбітрами або слідчими органами, до заявки мають бути додані рішення чи постанови, у заявці зазначається місце проведення експертизи, її вид (повторна чи комплексна), суб'єкти, які беруть участь в експертизі, стан товару та товарної партії (цілісність, наявність пломб), документи про вилучення проб, акти первинних експертиз, форма оплати і банківські реквізити платника. Заявка реєструється в експертній організації в «Журналі реєстрації документів проведення експертиз» або в комп’ютерній автоматизованій системі з наданням їй порядкового номера.