Вступ. 
Техніки роботи з інформацією

Дисципліна «Тайм менеджмент» досить важлива для молодого спеціаліста.

Тайм-менеджментом часто називають мистецтво управління часом. Хоча саме слово «управління» в цьому випадку недоречне. Таймменеджмент доцільніше трактувати, як оптимальний розподіл власного часу з метою досягнення максимально можливих результатів за певний проміжок часу.

Як відомо, час — це найцінніший ресурс XXI сторіччі. Саме час — це той найцінніший ресурс людини, який неможливо ні набути ні повернути. Як часто доводилося спостерігати, що люди з однаковими здібностями (і іншими рівними стартовими умовами) домагаються в житті зовсім протилежні з результатів лише тому, що один з них прагнув максимально використовувати головний життєвий ресурс — час, а в інші витрачали його бездарно.

Про тайм — менеджмент також говорять, що — це свобода, котра ґрунтується на тому, що у Вас стає море вільного часу. І справді вся примудрість тайм — менеджменту полягає у тому щоб знайти баланс, золоту середину між ефективною роботою та відпочинком.

Техніки роботи з інформацією

Загальні правила знань технік роботи з інформацією

• 1. Вважаєте обов’язковими для себе щоденні заняття. Для цього намагайтеся сформувати у себе позитивне ставлення до занять. Уникайте гонки за результатами, прагнете отримати задоволення від самого процесу занять! Перед тим як сісти працювати, налаштуйтеся на серйозне і уважне ставлення.
• 2. Уникайте рекламувати свої заняття — це тільки зашкодить їм. «Бути мудрим добре, але не мудро сповіщати про це всіх». Близькі і так знають про ваших заняттях, а іншим це буде не дуже цікаво.
• 3. Уникайте демонстрацій того, чого досягли. Оточуючим це не завжди подобається. Якщо ж одного разу при демонстрації з якихось причин ви потерпіть фіаско — це підірве вашу впевненість у собі, що істотно відкине вас в заняттях назад.
• 4. Намагайтеся використовувати для вправ кожну можливість.
• 5. Не робіть жодної справи, думаючи про інше. Не виконуйте жодного дії без повного зосередження на ньому. Якщо заважають інші думки, зверніться до них так:

" Я зараз зайнятий. Звільнюся і тоді з задоволенням приймуся за вас. «.

• 6. Перш ніж почати щось робити, скажіть собі: «Стільки-то часу я буду зайнятий і повністю зосереджений на цій справі»; уявіть себе уважно працюючим.
• 7. До прийомів, методам і вправ слід ставитися творчо, тобто якщо Вам здасться, що щось можна з користю видозмінити, ускладнити, то — зробіть це. Таке відношення дозволить посилити інтерес до занять.
• 8. Усі прийоми, формули, методики, які освоїли, намагайтеся частіше використовувати — тільки тоді вони будуть працювати ефективно.
• 9. Допомагайте іншим навчитися тому, що вмієте самі. Таким чином пізнаєте себе.

Будь-який професіонал, зацікавлений у професійному рості та розвитку, постійно працює з інформацією, засвоюючи нові навички та узагальнюючи особистий досвід. Кілька правил, за допомогою яких можна розробити власну систему роботи з інформацією.

Багатьом керівникам доводиться самостійно вирішувати проблему індивідуального інформаційного інжинірингу, намагаючись розібратися з величезним потоком обрушивающейся на них службової інформації. Зазвичай навіть добре опрацьовані посадові інструкції вказують, що саме потрібно робити з документами, але зовсім не містять підказок, як всі необхідні дії здійснювати швидко і технологічно, не потонувши в паперовому потоці.

Для багатьох фахівців питання ефективної переробки інформації часто стає серйозним завданням, яку необхідно вирішувати не тільки для успішного виконання своїх обов’язків. Будь-який професіонал, зацікавлений у тому, щоб рости і розвиватися, повинен постійно навчатися, засвоюючи нові знання та навички, узагальнюючи й аналізуючи власний досвід. Таким чином, постійна робота з інформацією стає обов’язковою умовою для професійного розвитку та особистісного зростання.

Правила, з опорою на які можна розробити власну систему роботи з інформацією:

1. Найголовніше: визначитеся з метою отримання, зберігання та використання інформації. Для цього необхідно відповісти на ряд питань:

Для чого взагалі вам потрібна інформація?

Як вона буде використовуватися?

Точні відповіді на ці питання допоможуть вам краще зрозуміти, що взагалі (які відомості, факти, дані тощо) для вас є «інформацією», а що — ні (тобто є «інформаційним шумом»).

Головна проблема інформаційного інжинірингу полягає в тому, що не можна обійняти неосяжне. Нас оточує океан інформації, і не потонути в ньому допоможе лише чітке визначення меж: що для нас «інформація», а що — ні. «Кордони інформації» прямо залежать від цілепокладання, тобто від того, як ми збираємося цю інформацію використовувати.

• 2. Визначте зручні особисто для вас інформаційні теми. Теми — це змістовні області, категорії, сфери, розділи, які дозволяють легко укрупнювати (узагальнювати) вхідну інформацію. Інформаційні теми не є чимось непорушним, при бажанні ви можете легко їх змінити: об'єднати декілька тем в одну, перейменувати, розділити тему на кілька самостійних тем і т. п. Принцип об'єднання інформації в тему може бути будь-яким, аби теми були зручними для вашого сприйняття і відповідали вашій логіці роботи з інформацією. Однак по можливості зміст тим не повинно перетинатися один з одним, в іншому випадку може виникнути серйозна плутанина.
• 3. Вирішіть, в якій формі і в якому обсязі буде зберігатися і використовуватися інформація. Це індивідуальна завдання по формалізації використовуваної вами інформації. Можна використовувати самі різні форми подання інформації, лише б вони були зручні для вас: у вигляді повної або часткової копії документа, розгорнутої виписки або конспекту, короткої виписки або цитати, посилання на джерело інформації та ін.

Форма і обсяг зберігання (використання) інформації є пов’язаними характеристиками. Наприклад, приймаючи рішення про збереження цілісного документа, навряд чи має сенс його конспектувати, переписуючи весь текст цілком, але скорочуючи написання окремих слів. Набагато простіше зробити ксерокопію або відсканувати весь документ, тобто зберегти його в повному обсязі.

4. Виберіть зручний для вас носій інформації. Традиційними носіями інформації є паперові, хоча останнім часом їх все більше тіснять цифрові (комп'ютерні) носії інформації. Можна наводити багато аргументів «за» і «проти» як для паперового, так і для комп’ютерного способів представлення і збереження інформації. Комп’ютерний носій інформації, безсумнівно, відкриває унікальні можливості для швидкої роботи з величезними масивами інформації, в той же самий час паперові носії інформації, як це не дивно, відрізняються більшою надійністю та універсальністю.

Як приклад можу навести історію, трапитися особисто зі мною. Ще на зорі «персоналок» в «науковому» текстовому редакторі ChiWrighter («науковим» він вважався тому, що дозволяв вписувати в текст і редагувати математичні формули) під операційну систему MS DOS мною була написана наукова стаття. Стаття була роздрукована, надіслана в редакцію одного збірника наукових статей, але так і не була опублікована.

Минуло багато років, спочатку «помер» ChiWrighter, потім «операційка» MS DOS була витіснена всюдисущої Windows, а файли з текстом статті в форматі редактора ChiWrighter залишилися. Через кілька років мені знову довелося займатися питаннями, порушеними у статті, і мені знадобилися викладені у статті факти і висновки. Фінал цієї історії сумний — я досі шукаю програму-конвертер, яка дозволила б перетворити «нечитані» файли у форматі *. chi в якій-небудь більш сучасний текстовий формат.

«Мораль» цієї історії проста: ще протягом довгого часу паперовий і комп’ютерний носії інформації будуть не замінювати, а доповнювати один одного. Як правило, в будь-якій організації, зацікавленої в «наднадійних» зберіганні інформації, вона дублюється на носіях обох типу.

5. Розмістіть інформацію (точніше, її носії) в просторі таким чином, щоб з нею було зручно працювати. Наприклад, зручним способом розміщення інформації є метод «трьох зон».

Перша зона — це та інформація, з якою я працюю безпосередньо в даний момент, яка знаходиться у мене перед очима (наприклад, на робочому столі або на «робочому столі» комп’ютера).

Друга зона — це інформація, яка може терміново знадобитися в якості доповнення до основної або та інформація, з якою я буду працювати в другу чергу. Друга зона — це також поверхня робочого столу і прилеглі до нього ділянки (наприклад, шухляди робочого столу, полиця над столом і т. п.). У комп’ютері аналогом другої зони можуть бути піктограми робочих папок (каталогів), виведені на «робочий стіл».

Третя зона — це архів, тобто та інформація, яка використовується порівняно рідко. Третя зона взагалі повинна знаходитися за межами робочого столу, наприклад, це можуть бути окремі шафи або стелажі для зберігання паперів. У комп’ютерному варіанті третя «архівна» зона може бути прихована всередині структури папок (каталогів) або навіть «прибрана» на зовнішні носії, наприклад, записана на компакт-диски.

6. Для зручності орієнтації у великих масивах накопиченої (архівної) інформації придумайте власний кодифікатор, що дозволяє швидко визначати, до якої теми або підтеми, розділу і т. п. належить та чи інша одиниця зберігання інформації. Кодифікатор повинен бути зручний для вас, а в його основу можуть лягти цифри, символи, колір та ін Наприклад, всі папки мого паперового архіву мають кодифицирующие мітки у вигляді кольорових наклейок на корінцях, а вкладені в них матеріали мають відповідну мітку-символ у верхньому правому куті аркуша.

Зручним способом представлення малих інформаційних одиниць (наприклад, цитат, бібліографічних посилань і т. п.) є картотека, в якій способами кодифікації інформації можуть бути розміщення її за алфавітом, у хронологічному порядку та ін.

Щоб розроблена персональна система роботи з інформацією «запрацювала» на практиці, слід дотримуватися наступного алгоритму обробки вхідної інформації:

Чи потрібна мені ця інформація?

Чи є вона доцільною, чи можна якось використати?

Якщо інформація не потрібна, не доцільна, щоб уникнути «інформаційного завалу» вона відкидається, і чим швидше, тим краще.

Якщо інформація потрібна, то до якої теми вона відноситься?

У деяких випадках корисна інформація «не вписується» у вже існуючі теми.

Тут можна піти двома шляхами: або створити нову тему, або дати цій інформації «відлежатися» деякий час. Можливо, через деякий час ви прийдете до іншого розуміння змістовного наповнення виділених вами тим, і тоді відкладена інформація легко підійде для якої-небудь теми.

Якщо ви визначили, до якої теми відноситься важлива для вас інформація, то необхідно вирішити дві пов’язані між собою завдання: в якому обсязі і в якій формі необхідно зберегти інформацію? По суті справи, одночасно з прийняттям рішення про форму і обсязі зберігається інформації також приймається рішення про те, на якому носії вона буде «відображена». У «канцелярської площині» це завдання може бути вирішена тисяча і одним способом (виписки від руки, ксерокопіювання, сканування, купівля друкованого варіанту документа, фотографування та ін), але бажано постаратися скоротити все канцелярське різноманіття до одного-двох варіантів. В іншому випадку ваш архів нагадуватиме строкату звалище різноформатних одиниць зберігання інформації, орієнтуватися в яких буде незручно і некомфортно.

Додайте виділену вами одиницю інформації у відповідній її актуальності зоні. Якщо інформація відразу відправляється в архів, то (при необхідності) кодифікує її.

«Короткий курс» по підвищенню ефективності роботи з інформацією.

У наш божевільний інформаційний вік ми всі, незалежно від роду занять, трохи канцелярські працівники. Це означає, що існує досить великий спектр повсякденних навичок роботи з інформацією, вдосконалення яких до певної міри дозволить нам заощаджувати час для вирішення більш масштабних життєвих завдань. Нижче наводяться експрес-поради, що вказують, яким чином можна підвищити успішність роботи з інформацією.